Cos'è l'onboarding dei dipendenti?
L'onboarding dei dipendenti è il processo durante il quale i nuovi assunti familiarizzano con l'organizzazione, i processi lavorativi, le persone, la cultura e la missione della nostra azienda.
L'onboarding consiste principalmente nel disbrigo delle formalità amministrative e nella presentazione ai nuovi dipendenti del loro spazio di lavoro, dei processi lavorativi, del team, delle politiche e della cultura aziendale.
Un processo di onboarding di successo mira a fornire ai nostri nuovi dipendenti gli strumenti e i metodi che li aiuteranno a diventare membri produttivi del nostro team e a integrarsi nell'ambiente collettivo, sociale e lavorativo. Durante l'onboarding, i dipendenti imparano cosa ci si aspetta da loro e come opera la nostra azienda.
Idealmente, un dipendente dovrebbe essere pienamente integrato nella nostra azienda entro tre mesi sotto tutti gli aspetti: processi lavorativi, team e cultura aziendale. Solo quando il dipendente è completamente integrato, l'assunzione e, di conseguenza, il processo di onboarding possono considerarsi un successo.
Obiettivi dell'onboarding:
L'onboarding è importante perché aiuta a rendere rapidamente operativi i nuovi dipendenti e modella la loro percezione della nostra azienda, della sua cultura e dei suoi valori.
Ha due obiettivi principali:
- Aumentare la velocità e l'efficienza dell'integrazione di un nuovo dipendente nelle attività dell'azienda
- Garantire che il dipendente comprenda e faccia propri gli obiettivi, i compiti, la missione e la cultura della nostra azienda
Pertanto, l'obiettivo principale dell'onboarding è migliorare la produttività e la motivazione dei nuovi dipendenti, nonché promuovere la lealtà verso la nostra azienda. Ciò ha un impatto positivo sulla nostra reputazione come datore di lavoro e riduce il turnover del personale.
Risultati dell'onboarding dei dipendenti
Un processo di onboarding ben strutturato per i nuovi assunti migliora la fidelizzazione (retention) dei dipendenti e aumenta la produttività. Un processo di onboarding di successo non solo fa conoscere adeguatamente ai nuovi dipendenti la cultura aziendale, le loro responsabilità e i loro colleghi, ma li aiuta anche a sentirsi più benvenuti nella nostra azienda.
Il processo di onboarding include tre componenti principali che i dipendenti devono padroneggiare:
- Persone - Costruire relazioni interpersonali e interdipartimentali all'interno dell'azienda
- Processi - Formare i nuovi dipendenti sulle regole di base, le norme, i regolamenti e le politiche che definiscono la nostra azienda
- Tecnologie - Familiarizzare i dipendenti con le tecnologie utilizzate dalla nostra azienda, formarli sulle loro mansioni lavorative e presentarli ai risultati attesi
Come valutiamo i risultati dell'onboarding?
Il modo più semplice per verificare se qualcuno è stato ben integrato è chiedergli se conosce il proprio ruolo, come si presenta il successo in quel ruolo e se si sente a casa nell'organizzazione. In caso contrario, l'onboarding non ha avuto successo e il dipendente potrebbe aver bisogno di ulteriore supporto.
Un onboarding di successo ha una serie di risultati evidenti che possono essere identificati attraverso il feedback dei dipendenti. Dopo un onboarding di successo, un dipendente:
- Ha conosciuto i propri colleghi
- Ha stabilito relazioni con il proprio supervisore diretto
- Si sente a casa nell'organizzazione
- Comprende il proprio ruolo e il proprio lavoro
- Comprende chiaramente i propri criteri di prestazione
- Ha accesso a tutte le risorse necessarie per svolgere efficacemente il proprio lavoro
Cosa si aspettano i nostri dipendenti dall'onboarding?
I dipendenti hanno determinate aspettative quando iniziano un nuovo lavoro. Non solo desiderano essere accolti in modo amichevole, ma vogliono anche familiarizzare con le strutture e i loro compiti. In particolare, essi:
- Vorrebbero incontrare il team il loro primo giorno
- Vorrebbero incontrare il proprio supervisore
- Si aspettano uno spazio di lavoro completamente attrezzato e diritti di accesso all'infrastruttura aziendale configurati correttamente
- Desiderano avere un mentore che li guidi attraverso il processo lavorativo
- Vogliono ricevere una formazione adeguata su tutti gli strumenti e i processi necessari
- Si aspettano di ricevere feedback regolari per valutare meglio il proprio lavoro
Le fasi dell'onboarding
Il periodo di onboarding inizia non appena un candidato accetta un'offerta di lavoro. Termina quando il dipendente è in grado di svolgere in modo indipendente il lavoro per il quale è stato assunto.
Identifichiamo 5 fasi dell'onboarding:
- Prima del primo giorno (pre-onboarding)
- Primo giorno (orientamento)
- Prima settimana
- Primo mese
- Primi 90 giorni
Pre-onboarding
Il candidato ha appena accettato un'offerta dalla nostra azienda. Cosa si dovrebbe fare per garantire che il suo primo giorno di lavoro si svolga senza intoppi?
- Inviare un'e-mail di benvenuto al dipendente. In questa e-mail, informare il nuovo assunto del suo primo giorno e rispondere a domande come "a che ora dovrei iniziare", "dove devo aspettare", "dovrei portare il pranzo in ufficio", "chi posso chiamare se ho domande", qual è il codice di abbigliamento (dress code) aziendale, "cosa farò il primo giorno" e "chi sarà il mio mentore".
- Informare il team del nuovo collega, del suo ruolo e delle sue responsabilità. Questo crea chiarezza e aiuta il team a capire in quali progetti sarà coinvolto il nuovo collega e quali saranno i suoi compiti. I colleghi dovrebbero essere informati su:
- Il nome, la posizione, le responsabilità e l'orario di lavoro del nuovo dipendente
- La data e l'ora di inizio
- Informazioni sul supervisore diretto del nuovo dipendente
- Informazioni sul mentore del nuovo dipendente
- Lo spazio di lavoro del nuovo dipendente
- Assegnare un mentore tra i membri esperti del team per il nuovo dipendente e prepararlo all'interazione con lui, spiegandogli le sue responsabilità e il piano di inserimento (adattamento) della nuova risorsa.
- Configurare l'indirizzo e-mail del dipendente e fornire l'accesso a tutti i sistemi necessari, ordinare le chiavi di accesso all'ufficio e i biglietti da visita.
- Preparare lo spazio di lavoro, che dovrebbe essere dotato di tutto il necessario: computer, telefono, mouse e tastiera, forniture per ufficio. Altrettanto importante, lo spazio di lavoro dovrebbe essere pulito e privo di tracce dei dipendenti precedenti. Tutte le apparecchiature dovrebbero essere fornite con i software necessari e aggiornate, per non perdere tempo a riguardo durante il primo giorno lavorativo.
- Richiedere al nuovo dipendente tutti i documenti necessari per l'elaborazione, preparare il contratto di lavoro e le direttive, l'accordo di riservatezza (NDA) e altri documenti formali, in modo da non perdere tempo con queste pratiche il primo giorno.
- È importante pianificare i briefing introduttivi sulla sicurezza, la sicurezza antincendio, la protezione dei dati personali, ecc. Per rendere la formazione il più rapida possibile.
- Non sarebbe superfluo preparare un pacchetto di benvenuto (welcome kit) per il dipendente, contenente una comoda agenda, una tazza, abbigliamento aziendale a marchio, ecc.
Primo giorno
In questa importante fase di adattamento, il dipendente dovrebbe ricevere quante più informazioni possibili sul suo nuovo lavoro. È inoltre essenziale che il primo giorno sia il più piacevole possibile per il dipendente, perché la prima impressione conta e modella le future relazioni professionali.
Il primo giorno include un tour dell'ufficio e la conoscenza di colleghi e manager. Il dipendente deve avere la sensazione di poter parlare con chiunque in qualsiasi momento e non deve aver timore di fare domande. Per un inserimento di successo, il primo giorno dovrebbe includere:
- Il manager diretto dovrebbe accogliere il dipendente all'ingresso dell'ufficio e assicurarsi di salutarlo.
- Dopo i saluti, è necessario discutere con il dipendente il piano per la giornata che sta per iniziare.
- Il passo successivo è un tour dell'ufficio. Mostrare la cucina, come funziona la macchina del caffè, dove si trovano i bagni, presentare gli uffici dei colleghi, le sale riunioni, la stampante, il distruggidocumenti e così via.
- Fare conoscenza con i colleghi. Qui presentiamo il nuovo dipendente a tutti in azienda, solitamente durante il tour dell'ufficio.
- Più tardi nella giornata, il dipendente viene introdotto al piano di inserimento di 90 giorni, al piano di formazione, al mentore, al manager diretto e ai membri del team con cui lavorerà.
- Presentazione aziendale. Si tratta di una presentazione tenuta dai fondatori dell'azienda, dedicata principalmente a come opera la società in termini di team e ruoli, nonché alla sua cultura. Se è previsto un pacchetto di benvenuto, questo è il momento giusto per consegnarlo. Inoltre, a questo punto, è necessario consegnare i biglietti da visita.
- Gestione dei documenti formali. Il primo giorno dovrebbero essere firmati tutti i documenti formali, inclusi il contratto di lavoro, le disposizioni lavorative, l'NDA, il consenso al trattamento dei dati personali, i documenti sulla responsabilità materiale, i documenti relativi alla previdenza sanitaria e pensionistica, al calcolo dello stipendio e al pagamento delle tasse.
- Il primo giorno, condurre un briefing di base sulla sicurezza generale e antincendio per il dipendente, mostrando dove si trovano le uscite di sicurezza, gli estintori, ecc.
- Mostrare al dipendente il suo nuovo spazio di lavoro, fornire le password per il computer, l'e-mail, il Wi-Fi, impostare la firma e-mail, mostrare come utilizzare la stampante e lo scanner, e la messaggistica aziendale. La formazione sull'uso di programmi specializzati, ERP e altri non viene condotta il primo giorno.
- Alla fine della giornata lavorativa, è importante che il manager faccia una breve e informale chiacchierata con il dipendente sulle sue impressioni del primo giorno.
Prima settimana
- Durante la prima settimana, presentare il dipendente a tutti i membri del team che non erano in ufficio il giorno del tour, e tenere incontri personali con i responsabili di dipartimento e i colleghi con cui il nuovo dipendente lavorerà.
- Scattare una foto del dipendente da pubblicare sul sito web, preparare informazioni su di lui e pubblicarle. Questo è importante per i colleghi da remoto, i clienti e i partner. Inoltre, aggiungere il dipendente al calendario dei compleanni per non perdersi nulla.
- Fornire al dipendente le politiche aziendali da studiare. Condurre briefing sulla protezione dei dati personali, le regole per la comunicazione esterna e interna, la conformità (compliance), il controllo qualità, le regole per l'interazione con i fornitori e informarlo sul piano dei prossimi seminari di formazione.
- Fornire al dipendente i modelli per i documenti interni (richieste di ferie, rimborsi spese, congedo per malattia) e tenere un briefing sulle regole per elaborare tutte le procedure.
- Insieme al mentore, durante la prima settimana dovrebbe essere condotta la formazione sull'uso dei sistemi interni dell'azienda, come l'ERP e altri.
- Per i primi tre mesi, dovrebbero essere concordati con il nuovo dipendente un piano di formazione e incontri di verifica. Durante il periodo di inserimento, questi incontri dovrebbero tenersi almeno una volta al mese, e nel primo mese su base settimanale.
- Alla fine della prima settimana, tenere un incontro personale con il dipendente e discutere il processo di adattamento. Come domande di controllo, è possibile utilizzare un elenco di compiti per la prima settimana.
Primo mese
Il primo mese del periodo di inserimento è dedicato alla conoscenza dei nuovi colleghi, alla familiarizzazione con le attività, le tecnologie e l'organizzazione e alla definizione degli obiettivi.
Durante l'incontro iniziale con il manager, è necessario concordare gli obiettivi del nuovo dipendente e il piano di formazione e sviluppo all'interno dell'azienda.
Entro la fine del primo mese, il dipendente dovrebbe padroneggiare le regole per l'utilizzo dei principali sistemi in azienda, le basi della comunicazione e le politiche principali, e dovrebbe in generale essere in grado di partecipare alla realizzazione di progetti sotto la supervisione di un mentore.
È essenziale tenere regolarmente incontri congiunti con il dipendente, il suo mentore o il manager per monitorare i progressi del suo inserimento e identificare tempestivamente i problemi e i bisogni del nuovo dipendente, nonché per fornirgli un feedback.
Primi 90 giorni
Il processo di inserimento del dipendente dovrebbe generalmente concludersi entro la fine del terzo mese. A questo punto, il dipendente dovrebbe aver padroneggiato tutte e tre le componenti dell'adattamento:
- Il dipendente dovrebbe costruire relazioni interpersonali e interdipartimentali all'interno dell'azienda. Dovrebbe conoscere i propri manager e colleghi ed essere familiare con la struttura organizzativa dell'azienda.
- Padroneggiare tutte le politiche, le norme e i regolamenti aziendali, oltre a condividere gli obiettivi e i valori dell'azienda.
- Avere familiarità con le proprie responsabilità lavorative, comprendere i risultati attesi e possedere tutti gli strumenti e le competenze necessari per eseguire le attività in modo indipendente.
È necessario condurre un incontro finale congiunto di "valutazione dell'inserimento" con il dipendente e il suo manager o mentore, e valutare i risultati del dipendente e il processo di adattamento. Assicurarsi che il dipendente, il mentore, il manager e l'azienda abbiano raggiunto gli obiettivi prefissati e, in caso contrario, sviluppare misure per affrontare eventuali carenze.
Naturalmente, i primi tre mesi non rappresentano la fine dello sviluppo di un dipendente nella nostra azienda. Il processo di sviluppo, formazione e crescita dei dipendenti deve essere continuo.
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