Documenti russi vengono riconosciuti in Italia solo se sono "legalizzati" adeguatamente. Ciò significa che la loro autenticità deve essere confermata. Fin dal 31 maggio 1992, la Federazione Russa è aderente alla Convenzione dell’Aia numero 12 per la liberazione di documenti pubblici stranieri dalla legalizzazione consolare. Perciò la conferma dell’autenticità avviene sotto forma della cosiddetta apostille. Ciò vale anche per il riconoscimento di certificati tedeschi in Russia.
L’apostille è una forma semplificata del certificato di autenticità. Essa sostituisce la legalizzazione consolare solo negli Stati contraenti della Convenzione dell'Aia del 5 ottobre 1961, che abolisce dell'obbligo di legalizzazione consolare per i documenti stranieri. L’apostille conferma l’autenticità della firma e se necessario del sigillo o del timbro apposto sul documento.
Le seguenti istituzioni sono responsabili dell'emissione di apostille:
- Ufficio di stato civile
- Ministero della giustizia della Federazione Russa
- Ministero degli interni della Federazione Russa
- Ministero della difesa della Federazione Russa
- Ministero dell’istruzione della Federazione Russa
- Uffici dell’archivio della Federazione Russa
In Russia, l’autenticazione di documenti con un’apostilla viene effettuata sulla base di subordinazione territoriale e amministrativa. Ciò significa, che i documenti possono solo essere autenticati nella regione, nella quale sono stati rilasciati. In più, i documenti di formazione possono essere autenticati solo dal ministero di istruzione, documenti notarili solo dal ministero della giustizia e documenti dell’ufficio di stato civile (certificato di nascita, matrimonio, divorzio e morte) solo dall’ufficio di stato civile.
Solo i documenti originali o le copie certificate dal notaio e rilasciate da istituzioni pubbliche possono essere fornite con l'apostilla.
Offriamo anche l’apostille per gli estratti del registro di commercio russi e altri documenti.
Un’apostille è un timbro a forma quadrata, il quale possiede la scritta „Convention de La Haye du 5 octobre 1961“. Il timbro Il timbro indica la firma di chi autentica l'apostille e contiene la data e il numero di identificazione dell'apostille.
Con un’apostilla i seguenti documenti possono essere autenticati
- estratti del registro di commercio
- documenti sullo stato civile (certificati di nascita, morte, matrimonio e di divorzio)
- documenti della formazione scolastica (pagella, certificati, diploma)
- decisioni della corte
- copie di documenti autenticate dal notaio
- traduzioni autenticate dal notaio
- altri documenti notarili (Procure, testamenti, dichiarazioni)
- documenti commerciali autenticati da un organo di registrazione statale (statuti, certificati sulla registrazione, registrazioni fiscali ecc.)
Requisiti per i documenti:
Un’apostilla può essere apposta solo su un documento originale, il quale deve essere in buone condizioni esterne. Inoltre, tutti i timbri e le firme devono essere comprensibili e leggibili e non deve contenere nessun marchio e nessuna iscrizione straniera.
Gli uffici di stato civile possono rifiutare la rispettiva autenticazione con apostille, se il documento da certificare è stato rilasciato nell’URSS. In questo caso è necessario emettere un certificato sostitutivo.
Esenzione dalla legalizzazione
Secondo l’art. 13 della Convenzione di Minsk sull'assistenza legale in materia civile, familiare e penale, la quale vale sul territorio dei paesi aderenti, i documenti degli stati membri non richiedono la legalizzazione consolare.
Ne fanno parte i seguenti stati: Azerbaigian, Armenia, Bielorussia, Georgia, Kazakistan, Moldova, Russia, Ucraina, Uzbekistan, Tajikistan, Turkmenistan, Kirghizistan.
Dal 1994 la Russia fa parte della Convenzione di Minsk. Per gli altri stati membri la legalizzazione di documenti rilasciati nella Russia tramite apostille non è necessaria.
Per l’uso di documenti rilasciati nella Russia, nei paesi soprannominati si ha bisogno di una traduzione autenticata dal notaio.
