Schmidt & Schmidt offre servizi de legalizzazione per i documenti rilasciati in Kazakistan.
In base alla Convenzione dell'Aia del 1961, i documenti emessi dagli organi statali di uno dei paesi membri della Convenzione sono validi in tutti gli altri Stati contraenti e non richiedono altre forme di certificazione, come la legalizzazione consolare. Ciò riduce notevolmente i costi e i tempi necessari per la certificazione dei documenti. Attualmente, più di 120 Stati hanno aderito alla Convenzione dell'Aia.
Il Kazakistan ha aderito alla Convenzione nel 2001. Pertanto, i documenti rilasciati in Kazakistan e certificati con l'apostille sono riconosciuti in un altro paese membro senza necessità di legalizzazione consolare.
L'apostille è una conferma dell'autenticità della firma e della funzione del firmatario di un documento pubblico, come previsto dalla Convenzione dell'Aia del 5 ottobre 1961 riguardante l'abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri.
Di conseguenza, non è richiesta alcuna autenticazione diplomatica o legalizzazione consolare dei documenti provenienti dal Kazakistan per le comunicazioni giuridiche con un altro Stato membro della Convenzione. Per essere validi nello Stato di destinazione, i documenti devono solo essere attestati da un certificato di apostille con un timbro "apostille" apposto dalle autorità dello Stato emittente.
L'apostille in Kazakistan è un timbro quadrato di almeno 9x9 cm in lingua kazaka, contenente il titolo obbligatorio "Apostille" e un riferimento in francese alla Convenzione dell'Aia del 1961 (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). La dicitura in francese è un requisito obbligatorio per la validità dell'apostille.
Autorità competenti del Kazakistan autorizzate a rilasciare apostille
In conformità con la Risoluzione du Governo della Repubblica del Kazakistan n. 545 del 24 aprile 2001 "Sull'approvazione delle regole per il rilascio delle apostille" e successive modifiche, le apostille possono essere rilasciate solo da organismi statali autorizzati. Di seguito sono riportate le informazioni aggiornate sulle autorità abilitate a certificare i documenti con l'apostille nel territorio della Repubblica del Kazakistan.
| Autorità statale | Categorie di documenti |
|---|---|
| Ministero della Giustizia della Repubblica del Kazakistan | Documenti rilasciati dalle autorità giudiziarie, dagli uffici dello stato civile (ZAGS), da altri organismi statali e documenti autenticati da un notaio. |
| Ministero della Scienza e dell'Istruzione Superiore della Repubblica del Kazakistan | Documenti rilasciati da istituti di istruzione superiore e post-laurea (diplomi, pagelle/certificati di esami, ecc.). |
| Ministero dell'Istruzione della Repubblica del Kazakistan | Documenti rilasciati da istituti di istruzione primaria, secondaria, professionale e post-secondaria. |
| Ministero degli Affari Interni della Repubblica del Kazakistan | Documenti del servizio migrazione, certificati d'archivio e copie d'archivio rilasciati dal Ministero degli Affari Interni. |
| Ministero della Cultura e dell'Informazione della Repubblica del Kazakistan | Certificati d'archivio e copie d'archivio rilasciati dagli archivi di Stato. |
| Comitato per l'Amministrazione Giudiziaria presso la Corte Suprema della Repubblica del Kazakistan | Atti giudiziari: decisioni, sentenze, ordinanze e altri documenti dei tribunali. |
| Ministero delle Finanze della Repubblica del Kazakistan | Documenti delle suddivisioni strutturali del Ministero delle Finanze e degli organi finanziari territoriali. |
| Procura Generale della Repubblica del Kazakistan | Documenti rilasciati dalle autorità di procura, investigazione e inchiesta. |
| Ministero della Difesa della Repubblica del Kazakistan | Certificati d'archivio e copie d'archivio dell'Archivio Centrale del Ministero della Difesa. |
Quali documenti possono essere apostillati
| Può essere certificato con apostille | Non può essere certificato con apostille |
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Aspetti particolari dell'apostille in Kazakistan e requisiti per i documenti
L'apostille viene apposta solo sull'originale o su una copia autenticata dal notaio se l'originale non può essere apostillato (ad es. passaporto, patente di guida). I documenti devono essere in buone condizioni, con timbro e firma chiaramente visibili. I documenti devono essere privi di iscrizioni o segni estranei. Il contenuto del documento deve essere chiaro e leggibile, con firme dei funzionari e impronte dei timbri ben visibili. I dati del documento (numero, data, firma, timbro) indicati senza cancellature o abbreviazioni sono obbligatori. Un documento composto da più fogli deve essere legato, numerato e timbrato. Se il documento ha degli allegati, questi devono essere inclusi.
I documenti possono essere accettati per la procedura di legalizzazione nella loro versione originale, così come in copia autenticata da un notaio. Le diciture sull'apostille sono spesso duplicate in due lingue (una delle lingue della Convenzione e la lingua nazionale). In Kazakistan, l'apostille è un timbro quadrato di almeno 9x9 cm in lingua kazaka, con il titolo obbligatorio "Apostille" e un riferimento alla Convenzione dell'Aia del 1961 in francese (Convention de La Haye du 5 octobre 1961). Secondo la Convenzione, l'apostille va apposta sul documento stesso o su un foglio di allungamento ad esso unito.
Elenco dei documenti richiesti
- Copia di un documento d'identità
- Documento originale da apostillare
- Procura notarile
- Se il richiedente ha cambiato cognome, copie dei documenti che confermano il cambio di nome con traduzione in russo o kazako
Apostille elettronica in Kazakistan
Come precedentemente comunicato da Schmidt & Schmidt, a partire dal 15 giugno 2024 sono entrate in vigore le modifiche alle norme per l'erogazione del servizio pubblico di apostillazione dei documenti ufficiali nella Repubblica del Kazakistan. Tali documenti provengono dalle autorità giudiziarie, da altri organi governativi e dai notai. La procedura aggiornata prevede una digitalizzazione completa: le domande di apostille vengono presentate per via elettronica attraverso il portale del "Governo Elettronico" (Egov) utilizzando una firma digitale elettronica (EDS).
Per presentare una domanda tramite il portale sono richiesti:
- una domanda elettronica firmata con EDS (o confermata da una password monouso se il richiedente ha un numero di telefono registrato);
- una copia scansionata del documento da apostillare;
- una procura (notarile se presentata da un rappresentante di una persona fisica; firmata da un direttore se presentata per conto di una persona giuridica);
- documenti aggiuntivi, se necessari.
La domanda e i documenti vengono esaminati dal Centro per i Servizi Pubblici (PSC), in particolare il campione di firma e l'impronta del timbro sul documento presentato, nonché la conformità ai requisiti della Convenzione dell'Aia e alle normative nazionali.
Se la verifica ha esito positivo, il funzionario autorizzato genera l'apostille elettronica nello stesso giorno lavorativo utilizzando il sistema informativo “E-Apostille”. Il risultato firmato viene inviato all'account personale del richiedente sul portale Egov. Il completamento della procedura di apostille avviene il giorno lavorativo successivo alla presentazione.
Il costo del servizio è di 0,5 MCI (Indice di Calcolo Mensile) per documento, in conformità con il comma 7 dell'articolo 615 del Codice Fiscale della Repubblica del Kazakistan.
Apostille su documenti scolastici e universitari provenienti dal Kazakistan
Dal 30 dicembre 2023 è in vigore in Kazakistan una nuova procedura per l'apostillazione dei documenti rilasciati da istituti di istruzione superiore e post-laurea. È stata approvata con Decreto del Ministro della Scienza e dell'Istruzione Superiore in data 11 dicembre 2023.
L'apostille per diplomi, supplementi al diploma e altri documenti universitari ufficiali viene rilasciata dal Comitato per la Garanzia della Qualità nel Campo della Scienza e dell'Istruzione Superiore del Ministero della Scienza e dell'Istruzione Superiore della Repubblica del Kazakistan.
Come presentare i documenti per l'apostille
È possibile presentare una domanda in due modi:
1. Tramite la Società Statale “Governo per i Cittadini”
Il richiedente (o un rappresentante con procura) deve fornire:
- una domanda nel modulo prescritto;
- un documento d'identità (cartaceo o elettronico tramite il servizio documenti digitali);
- il documento originale da apostillare;
- la ricevuta originale che conferma il pagamento della tassa statale.
2. Tramite il portale del governo elettronico eGov
È necessario caricare:
- una richiesta elettronica firmata con la firma digitale del richiedente;
- una copia elettronica del documento che deve essere apostillato.
Le informazioni sul pagamento della tassa statale e sulla verifica dell'identità vengono recuperate automaticamente dai sistemi informativi del governo.
Apostille per il certificato del casellario giudiziale
Il certificato dei carichi pendenti in Kazakistan viene rilasciato dal Ministero degli Affari Interni (o dagli organi autorizzati) e di solito richiede un'apostille per l'uso all'estero; la procedura conferma l'autenticità del documento e la firma del funzionario autorizzato. L'apostille viene apposta dall'autorità competente (anche tramite il portale eGov, se è disponibile la versione elettronica del documento).
Come regola generale, un certificato di casellario giudiziale in Kazakistan è valido per 6 mesi dalla data di rilascio; tuttavia, quando lo si presenta all'estero, molte organizzazioni riceventi richiedono che il certificato sia stato rilasciato da non più di 90–180 giorni prima della presentazione. Pertanto, prima di apostillare e presentare il documento, è importante chiarire i requisiti dello specifico Paese (se l'apostille è necessaria sull'originale o su una copia notarile, se sono richieste la traduzione e l'autenticazione della traduzione).
Apostille per documenti commerciali
L'apostille sui documenti commerciali è richiesta per l'uso di documenti societari kazaki all'estero, ad esempio quando si apre un ufficio di rappresentanza o una filiale. I seguenti documenti sono soggetti ad apostille:
- documenti di registrazione di una persona giuridica: Estratto dal registro di commercio, estratto dal registro immobiliare, certificato di registrazione statale, copia autenticata dello statuto, copie di altri documenti fondatori, dichiarazione giurata con firma del direttore, ecc.;
- documenti notarili di persone giuridiche: procure, domande, copie autenticate, ecc.;
- documenti del tribunale.
In Kazakistan, l'apostille si applica solo ai documenti kazaki. Per i documenti commerciali di società straniere, l'apostille può essere ottenuta solo nel paese in cui sono stati emessi.
Esenzione da apostille e legalizzazione consolare
Ai sensi dell'art. 13 della Convenzione sull'assistenza legale e i rapporti giuridici in materia civile, familiare e penale (chiamata anche Convenzione di Minsk), i documenti dei paesi partecipanti non richiedono la legalizzazione. Il Kazakistan è parte della Convenzione di Minsk dal 1995. Gli altri paesi che fanno parte della Convenzione sono l'Armenia, l'Azerbaïdjan, la Bielorussia, la Georgia, il Kirghizistan, la Moldavia, la Russia, il Tagikistan, il Turkmenistan, l'Uzbekistan e l'Ucraina. Per questi Stati non è richiesto un certificato di apostille per i documenti rilasciati in Kazakistan; sarà invece sufficiente una traduzione giurata.
Legalizzazione consolare dei documenti dal Kazakistan
Inoltre, nel caso di un documento da utilizzare in un Paese che non riconosce la Convenzione dell'Aia, come la Cina, gli Emirati Arabi Uniti o altri Paesi non elencati, il certificato deve essere sottoposto a legalizzazione consolare. Per un elenco completo dei Paesi che accettano e utilizzano le apostille, fare clic qui.
La legalizzazione consolare è una procedura per il riconoscimento della legalità dei documenti che è più complessa, più lunga e più costosa rispetto all'autenticazione con apostille.
La legalizzazione consolare è una procedura che richiede più tempo ed è più costosa rispetto all'apostille, in cui il certificato passa attraverso diverse procedure di pre-certificazione e viene poi autenticato nel consolato del paese di destinazione in Kazakistan. Spesso il documento deve essere tradotto da un traduttore certificato nella lingua ufficiale del paese di destinano.
Si precisa che il certificato è valido solo nel Paese di cui porta il visto consolare e non può essere utilizzato in altri Paesi.
La durata della legalizzazione consolare di un documento non è generalmente limitata, ma la validità del certificato stesso potrebbe essere ristretta.
Le principali differenze tra apostille e legalizzazione consolare dei documenti
La caratteristica comune tra apostille e legalizzazione consolare è che entrambe autenticano un documento ufficiale per la presentazione a istituzioni di un altro Paese. Tuttavia, presentano molte differenze.
| Apostille | Legalizzazione consolare | |
|---|---|---|
| Validità | Può essere utilizzata solo tra i paesi membri della Convenzione dell'Aia sulla legalizzazione semplificata dei documenti. | Uso tra Stati di cui uno o entrambi non sono membri della Convenzione dell'Aia, o dove uno degli Stati contraenti ha protestato contro l'adesione dell'altro. |
| Difficoltà di ottenimento | Moderata. Per ottenere un'apostille, contattare l'autorità competente del paese in cui il documento è stato rilasciato. | Elevata. Per la legalizzazione consolare è necessario contattare diverse autorità e i consolati del paese in cui il documento è stato rilasciato. |
| Autenticazione preventiva | Non richiesta. | È richiesto un certificato preventivo da parte dell'autorità emittente. |
| Legalizzazione presso il Consolato del paese di destinazione | Non è necessario contattare il Consolato del paese di destinazione. | L'ultimo passaggio della legalizzazione avviene nel consolato del paese di destinazione, solitamente nel paese di emissione. |
Apostille e legalizzazione consolare in tutte le 20 regioni della Repubblica del Kazakistan
Offriamo servizi professionali di apostille, legalizzazione consolare e recupero documenti (riemissione) in tutte le 17 regioni e 3 città di rilevanza nazionale del Kazakistan.
Regione di Abai
Regione di Akmola
Regione di Aktobe
Almaty
Regione di Almaty
Astana
Regione di Atyrau
Kazakistan Orientale
Regione di Jambyl
Regione di Jetisu
Regione di Karaganda
Regione di Kostanay
Regione di Kyzylorda
Regione di Mangystau
Kazakistan Settentrionale
Regione di Pavlodar
Shymkent
Regione di Turkistan
Regione di Ulytau
Kazakistan Occidentale
Recupero di documenti dal Kazakistan
Spesso i documenti importanti vengono persi o danneggiati, oppure è necessario ottenere copie aggiornate dei documenti. In questo caso è necessario richiedere un duplicato dei documenti. Non è raro che le persone che hanno lasciato il Kazakistan incontrino difficoltà con questa procedura. Il nostro servizio vi consente di richiedere i vostri documenti a distanza in Kazakistan e possiamo provvedere all'invio dei vostri documenti tramite corriere in qualsiasi parte del mondo.
Traduzione giurata di documenti dal Kazakistan
Le copie e le trascrizioni dei documenti di stato civile possono essere tradotte in qualsiasi lingua da un traduttore giurato in Kazakistan oppure la traduzione può essere eseguita nel paese di destinazione. Offriamo traduzioni certificate di documenti di stato civile con successiva legalizzazione. Il costo del lavoro viene calcolato in base al volume del documento in questione.
La traduzione deve essere certificata da un'apostille?
Qualsiasi documento straniero rilasciato in un Paese e richiesto per l'uso in un altro Paese deve essere legalizzato. È importante ricordare che la traduzione di un documento già apostillato effettuata in Kazakistan avrà comunque lo status di documento straniero per il quale è richiesta l'apostille. Di conseguenza, molte autorità potrebbero non accettare traduzioni certificate provenienti dal Kazakistan. Per evitare ciò, le traduzioni dovrebbero essere eseguite nel Paese in cui il documento deve essere utilizzato.
