Affinché un documento pubblico emesso dalle autorità tedesche sia riconosciuto in altri paesi, la sua autenticità deve essere certificata da procedure speciali: legalizzazione consolare o apostille.
Ciò non si applica ai casi in cui i documenti tedeschi sono riconosciuti da altri stati senza ulteriori indugi sulla base di trattati intergovernativi.
Esistono i seguenti modi per l’autenticazione di documenti pubblici italiani da presentare in altri paesi:
- Legalizzazione del documento da parte della rappresentanza diplomatica dello stato straniero in Italia (Legalizzazione consolare)
- Applicazione di unapostille sul documento (apostillazione)
L’apostillazione si applica agli stati, i quali hanno ratificato la Convenzione dell’Aia del 1961, il cui ha introdotto la procedura dell’apostillazione. Anche l’Italia ha aderito a quella convezione. In tutti gli altri casi, è necessaria una legalizzazione consolare.
No, non sempre...
In primo luogo, l’autenticità dei documenti pubblici italiani non deve essere confermata separatamente quando sono presentati in un altro stato membro dell'UE. Questa regola è stabilita dalla direttiva UE 2016/1191.
L'abolizione della legalizzazione si applica ai seguenti documenti emessi negli stati membri dell'UE:
- atto di nascita
- certificato di vita
- certificato di morte
- certificati di nome
- atto di matrimonio (incluso il certificato di nulla osta al matrimonio e certificato di stato civile)
- certificato di divorzio, documenti sul scioglimento del matrimonio senza divorzio e sulla nullità del matrimonio
- certificato di unione civile (inclusi i documenti sul permesso di (compresi i documenti sulla possibilità di entrare in questa convivenza e sullo stato della convivenza registrata)
- certificato di parentela
- certificato di adozione
- certificato di registrazione
- cittadinanza
- certificato di buona condotta
- Prova del diritto di voto o di eleggibilità alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento Europeo
In secondo luogo, l’Italia ha concluso trattati bilaterali con alcuni stati che aboliscono completamente qualsiasi formalità nel riconoscimento reciproco dell'autenticità dei documenti (comprese le apostille). La lista dei documenti a cui si applica questa regola è stabilita nei trattati stessi.
In terzo luogo, l’Italia è uno stato contraente della Convenzione della Commissione Internazionale dello Stato Civile (CIEC). Pertanto, i certificati di stato civile italiani (certificati di nascita, matrimonio e morte) e i certificati di nulla osta al matrimonio sono validi in altri stati contraenti di queste convenzioni senza certificazione separata, a condizione che siano redatti su moduli speciali multilingue.
Oltre all’Italia, i seguenti stati fanno parte della Convenzione CIEC del 1976 sui certificati dello stato civile:
- Austria
- Belgio
- Bosnia ed Erzegovina
- Bulgaria
- Capo Verde
- Croazia
- Estonia
- Francia
- Germania
- Litunia
- Lussemburgo
- Macedonia
- Moldavia
- Montenegro
- Paesi Bassi
- Polonia
- Romania
- Svizzera
- Serbia
- Slovenia
- Spania
- Turchia
Oltre all’Italia, gli stati contraenti degli accordi CIEC sul rilascio dei certificati di matrimonio sono:
- Austria
- Germania
- Grecia
- Lussemburgo
- Moldavia
- Paesi Bassi
- Portogallo
- Svizzera
- Spania
- Turchia
Un'apostille è un timbro speciale che viene applicato su atti pubblici rilasciati di uno stato per l’uso e riconoscimento di questi documenti in altri stati.
L’apostille autentica la validità della firma, lo stato del funzionario, così come l’autenticità del sigillo o del timbro su atti pubblici. L’apostille non autentica invece il contenuto del documento.
In comparazione alla legalizzazioen consolare, l’apostillazione rappresenta una procedura semplificata ed è vigente solo tra gli stati contraenti della Convenzione dell’Aia del 1961. Anche l’Italia ha aderito a quella Convenzione.
Atti pubblici italiani autenticati con l’apostille, sono riconosciuti in tutti i paesi contraenti della Convenzione dell’Aia e non richiedono nessuna forma di autenticazione. Al contrario, i documenti degli stati contraenti della Convenzione dell'Aia sono riconosciuti in Italia (con alcune eccezioni).
La legalizzazione consolare è una procedura con la quale si conferma l'autenticità di un documento pubblico (la firma, lo stato, il sigillo del funzionario emittente) per il riconoscimento in un altro stato. Questa procedura viene realizzata sempre nello stato in cui il documento è stato rilasciato.
In comparazione all’apostillazione, la legalizzazione consolare richiede più tempo, dato che comprende l’autenticazione del documenti presso le autorità di giustizia, il Ministro degli Affari Esteri e il Consolato del paese di destino.
La legalizzazione consolare è richiesta per paesi i quali non hanno ratificato la Convenzione dell’Aia del 1961.
| criterio | apostille | legalizzazione consolare |
| campo di applicazione | tra gli stati membri della Convenzione dell’Aia del 1961 | Tra tutti gli altri stati, se almeno uno non ha firmato la Convenzione dell’Aia del 1961 |
| grado del dispendio | poco (devono essere contattati solo le autorità responsabili dell’apostillazione) | alto (è necessario contattare più autorità) |
| Contatto con il consolato | non necessario | necessario |
| utilizzo dell’atto legalizzato | può essere utilizzato in ogni stato membro della Convenzione dell’Aia del 1961 | può solo essere usato nello stato, il cui consolato l’ha legalizzato |
| APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) 1. Paese .................................................... |
L’apostille deve contenere le seguenti informazioni:
- titolo «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)»
- nome dello stato emittente
- nome della persona che ha firmato il documento autenticato con apostille
- posizione ufficiale della persona che ha firmato il documento certificato con l'apostille
- denominazione dell’autorità che ha rilasciato il documento
- denominazione dell’autorità che ha rilasciato l’apostille
- città, nella quale viene emessa l’apostille
- data dell’apostillazione
- numero dell’apostille
- sigillo/timbro dell’autorità, la quale ha rilasciato l’apostille
- firma del funzionario, il quale rilascia l’apostille
Bisogna notare, però, che i documenti apostillati stessi hanno un periodo di validità, per cui i documenti con un periodo di validità scaduto non sono accettati in un altro stato pur essendo certificati con un'apostille. Si presume che possano trascorrere al massimo sei mesi (in alcuni casi tre mesi) dall'emissione del documento da apostillare.
- paragonando il timbro dell’apostille con il rispettivo timbro sui documenti, la cui autenticità è indubitabile o
- con l’autorità che ha rilasciato l’apostille, preso contatto e richiesto la verifica
L’apostillazione si applica solo tra stati che hanno firmato la Convenzione dell’Aia del 1961. È tuttavia possibile che certi paesi contraenti non riconoscono un’apostille italiana, se al momento della firma della Convenzione è stata aggiunta una clausola. Ciò deve essere chiarito per ogni stato separatamente.
L’apostille per atti italiani viene rilasciata in Italia. Non può essere emessa nel paese destinatario. Il tipo di documenti determina quale ente è responsabile dell’apostille in Italia. In generale, sono due le autorità che possiedono la competenza di apporre un’apostille su un documento: La Prefettura e la Procura della Repubblica Italiana.
La Prefettura apostilla tutti i documenti non emessi da autorità giudiziarie, come per esempio documenti rilasciati dai Comuni italiani, dalle Università pubbliche, dai ministeri, dalle Camere di Commercio e dalle Scuole.
La Procura della Repubblica invece si occupa dell’apostillazione di atti giuridici.
Vengono apostillati i documenti ufficiali non commerciali (documenti pubblici), cioè documenti emessi da tribunali, autorità o persone con poteri pubblici, cioè:
- estratti del registro di commercio
- certificati, rilasciati e autenticati dal notaio
- certificati rilasciati dal tribunale: sentenze e decreti
- traduzioni preparati dal traduttore giudiziario
- atti pubblici rilasciati dagli enti statali
- altri atti pubblici
Non sono invece apostillati i contratti commerciali, le fatture e i documenti diplomatici, consolari e doganali. Nel caso dell’Italia, questi tipi di documenti devono essere prima autenticati nelle camere di commercio, industria o artigianato e poi nel consolato del paese di destinazione.
Inoltre, secondo la prassi internazionale esistono alcuni documenti che non sono soggetti a nessuna forma di legalizzazione, cioè tutti i documenti con fototessera:
- passaporti e sostituti (comprese le carte d’identità)
- libri di lavoro
- passaporti militari
- rendiconto di pensione
- patente
- certificati
- prova di affiliazione religiosa e professionale
La regola corrente è che non possono passare più di sei (in alcuni casi - tre) mesi dalla data di emissione del documento da apostillare. L’atto deve essere in buone condizioni e il sigillo, così come le firma devono essere ben leggibili.
No, l’apostille deve essere rilasciata nel paese di rilascio del documento, quindi in Italia.
No, una traduzione non è un atto pubblico che è soggetto alla legalizzazione. Un'eccezione è fatta per i casi in cui un presidente di tribunale conferma la qualità della traduzione e l'autenticità della firma del traduttore. Questa conferma ufficiale vale come atto pubblico che può essere apostillato o legalizzato presso il consolato.
Una traduzione formata da un traduttore giurato può anche essere apostillata.
No. Per documenti commerciali - contratti, fatture, note di consegne, documenti di accompagnamento e disposizione non vengono rilasciati apostille.
È richiesta un’autenticazione preliminare dell’istituzione di formazione che ha rilasciato il documento.
L’apostillazione di certificati di formazione e la loro autenticazione nel quadro della legalizzazione consolare, è eseguita dalla Prefettura.
I certificati casellario giudiziale vengono apostillati dagli uffici legalizzazioni delle Procure della Repubblica.
Atti emessi da notai italiani vengono apostillati dai Procuratori della Repubblica presso i tribunali nella cui giurisdizione gli atti sono stati formati.
La legalizzazione di atti notarili è anche eseguita dal Procuratore della Repubblica presso il Tribunale nella cui circoscrizione ha sede il notaio che riceve o autentica l’atto. La firma del Procuratore della Repubblica viene poi legalizzata dal Consolato straniero nel cui ambito risiede.
L’apostille per certificati di stato civile (certificato di nascita, matrimonio o morte) è rilasciata dalla Prefettura della provincia dove il certificato è stato emesso. Se il certificato di nascita viene invece tradotto e giurato in Tribunale, l’apostille deve essere richiesta in Procura e non in Prefettura.
Passaporti o carte d’identità rilasciati in Italia non possono essere forniti di un'apostille. È solo possibile apporre l’apostille su una copia di tale documento autenticata dal notaio.
Di solito un'apostille può solo essere emessa per l’originale di un documento rilasciato in Italia. Una copia può solo essere apostillata se è autenticata.
Normalmente l’autenticazione tramite apostille richiede da tre fino a dieci giorni lavorativi.
L'importo delle tasse statali varia a seconda dell'autorità che rilascia l'apostilla, il tipo di documento e alcune altre circostanze. Questa questione deve essere chiarita nell'autorità specifica.
Questo dipende dall’autorità che richiede il documento con apostille.
La legalizzazione consolare avviene attraverso la rappresentanza diplomatica del paese nel quale l’atto dev’essere utilizzato. Prima, tale documento deve essere autenticato dagli enti italiani.
Dipende dal tipo di documento, quale autorità è responsabile della legalizzazione del rispettivo documento.
La Procura della Repubblica possiede la competenza per documenti rilasciati da enti giudiziari, come un tribunale o un notaio (per esempio il certificato del casellario giudiziale).
Tutti gli altri documenti invece, come certificati emessi dal comune, i certificati universitari ecc., vengono legalizzati dalla Prefettura della provincia di emissione.
Per alcuni paesi extra-europei può essere richiesto recarsi presso il Consolato del paese di destinazione del documento per completare la procedura.
Affinché un atto pubblico rilasciato da un’autorità di uno stato straniero sia riconosciuto in Italia, la sua autenticità deve essere confermata attraverso certe procedure di legalizzazione (apostille, legalizzazione consolare).
Questo requisito non si applica se i documenti sono riconosciuti in Germania senza ulteriore conferma sulla base di trattati internazionali.
No, non sempre.
Se un documento è stato emesso in un paese dell’UE, la sua autenticità non dev’essere confermata. Questo è stato stabilito nella direttiva UE 2016/1191.
Gli atti pubblici non devono essere legalizzati, se sono stati rilasciati in un paese dell’UE e sono utilizzati principalmente per provare uno o più dei seguenti elementi:
- nascita
- il fatto che una persona vive
- morte
- nome
- matrimonio, compresa l'idoneità a contrarre matrimonio e lo stato civile
- divorzio, separazione senza scioglimento del matrimonio o dichiarazione l'annullamento del matrimonio
- unione civile, compresa l’idoneità a contrarre unione civile e lo stato dell’unione civile registrata
- scioglimento di un'unione registrata, separazione senza scioglimento dell'unione registrata o invalidazione dell'unione registrata
- discendenza
- adozione
- domicilio e/o residenza
- nazionalità
- esenzione dalle condanne penali, a condizione che gli atti autentici in tal senso siano rilasciati al cittadino dell'Unione dalle autorità dello Stato membro di cui ha la cittadinanza
Dal 16 Febbraio 2019 per alcuni documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro dell'Unione Europea non è più richiesta la legalizzazione o l’apostille per provare l’autenticità.
Inoltre l’Italia fa parte della Convenzione della Commissione internazionale dello stato civile
(CIEC). Perció gli atti di stato civile (atti di nascita, di matrimonio e di morte), così come gli certificati di nulla osta al matrimonio provenienti da questi stati sono validi in Italia senza autenticazione, se redatti su un formulario plurilingue.
Oltre all’Italia, i seguenti stati fanno parte della Convenzione CIEC del 1976 sugli atti di stato civile:
- Austria
- Belgio
- Bosnia ed Erzegovina
- Bulgaria
- Croazia
- Estonia
- Francia
- Germania
- Kap Verde
- Litunia
- Lussemburgo
- Macedonia
- Moldavia
- Montenegro
- Paesi Bassi
- Polonia
- Romania
- Svizzera
- Serbia
- Slovenia
- Spania
- Turchia
Gli stati contraenti della Convenzione CIEC sul rilascio di certificati di nulla osta al matrimonio sono, oltre all’Italia:
- Austria
- Germania
- Grecia
- Lussemburgo
- Moldavia
- Paesi Bassi
- Portogallo
- Svizzera
- Spania
- Turchia
L’autenticazione di atti pubblici esteri per l’uso in Germania può essere realizzata secondo due modi:
- Legalizzazione dell’atto tramite rappresentanza diplomatica nel paese di origine dell’atto (legalizzazione consolare)
- Applicazione di un’apostille sul documento (apostillazione)
In Italia l’apostille dei seguenti paesi viene riconosciuta:
- Albania
- Andorra
- Antigua e Barbuda
- Argentina
- Armenia
- Australia
- Austria
- Azerbaijan
- Bahamas
- Bahrain
- Barbados
- Belarus
- Belize
- Bolivien
- Bosnia-Esrzegovina
- Botswana
- Brasile
- Brunei Darussalam
- Bulgaria
- Burundi
- Capo Verde
- Cile
- Cipro
- Colombia
- Corea
- Costa Rica
- Croazia
- Danimarca
- Dominica
- Ecuador
- El Salvador
- Estonia
- Fiji
- Finlandia
- Francia
- Georgia
- Germania
- Giappone
- Gran Bretagna (inclusi Anguilla, Bermuda, Isole Cayman, Falkland, Gibilterra, Guernsey, Isola di Man, Jersey, Isole Vergini Britanniche, Montserrat, Sant'Elena, Turks e Caicos)
- Grecia
- Grenada
- Hong Kong
- Honduras
- India
- Irlanda
- Islanda
- Isole Cook
- Isole Marshall
- Israele
- Kazakhstan
- Kosovo
- Lesotho
- Lettonia
- Liechtenstein
- Lithuania
- Lussemburgo
- Macao
- Macedonia
- Malawi
- Malta
- Marocco
- Mauritius
- Messico
- Moldova
- Monaco
- Mongolia
- Montenegro
- Namibia
- Nicaragua
- Niue
- Norvegia
- Nuova Zelanda (eccetto Tokelau)
- Oman
- Paesi Bassi (si applica anche a Aruba, Bonaire, Curacao, Saba, Sint Eustatius, Sin Maarten)
- Panama
- Paraguay
- Peru
- Polonia
- Portogallo
- Repubblica Ceca
- Repubblica Dominicana
- Romania
- Russia
- Saint Kitts e Nevis
- Saint Vincent e Grenadine
- Samoa
- San Marino
- Santa Lucia
- Sao Tome und Principe
- Servia
- Seychelles
- Slovacchia
- Slovenia
- Spagna
- Stati Uniti d’America
- Sud Africa
- Suriname
- Svezia
- Svizzera
- Swaziland
- Tagikistan
- Tonga
- Trinidad e Tobago
- Turchia
- Ucraina
- Ungheria
- Uruguay
- Vanuatu
- Venezuela
La legalizzazione da parte di una rappresentanza diplomatica tedesca all'estero serve a provare l'autenticità dei documenti pubblici, cioè:
- atti rilasciati o autenticati da un notaio
- atti emessi dal tribunale: sentenze e decreti
- traduzioni preparate dal traduttore giudiziario
- atti pubblici rilasciati dagli enti statali
- altri atti pubblici
I contratti commerciali, le fatture e i documenti diplomatici, consolari e doganali non sono soggetti a legalizzazione.
Inoltre esistono secondo la prassi internazionale una serie di atti che non sono soggetti alla legalizzazione, vale a dire gli originali e le copie di documenti con una fototessera:
- passaporti e sostituti (comprese le carte d’identità)
- libri di lavoro
- passaporti militari
- rendiconto di pensione
- patente
- certificati
- prova di affiliazione religiosa e professionale
Il documento deve essere in condizioni adeguate, i sigilli e le firme su di esso devono essere leggibili.
Per la legalizzazione consolare, i documenti originali devono essere presentati alla missione diplomatica. Le copie di solito non sono legalizzate, a meno che la copia non sia stata legalizzata dalla stessa autorità che ha emesso l'originale.
La legalizzazione consolare si applica per stati che non hanno ratificato la Convenzione dell’Aia del 1961.
Solo in alcuni stati la legalizzazione è stata abolita.
Se atti pubblici esteri non possono essere legalizzati a causa della sospensione della procedura di legalizzazione, le autorità o tribunali italiani, a cui il documento è destinato, possono richiedere una verifica dell’autenticità del documento presso l’ambasciata italiana o il consolato nel paese in questione.
In questo contesto, possono sorgere costi aggiuntivi per i titolari di tali documenti, poiché i costi di verifica saranno a loro carico.
Una legalizzazione consolare è realizzata sempre nel paese, in cui il documento è stato rilasciato e si applica solo a atti pubblici.
I seguenti passi sono necessari per la legalizzazione consolare di un atto estero per l’Italia:
- autenticazione dell’atto presso l’autorità responsabile del paese di origine
- legalizzazione del documento per il Ministero degli Affari Esteri, se richiesta dalla legge
- autenticazione del documento presso la rappresentanza diplomatica responsabile
- in alcuni casi può essere richiesta una traduzione dell’atto prima della Sua presentazione presso l’ambasciata
No, non è necessario. La richiesta di legalizzazione, così come l’atto originale possono essere inviati per posta o consegnati da un incaricato. In entrambi i casi, i documenti devono essere accompagnati da una copia di un passaporto o un altro documento che identifichi il richiedente.
I costi possono variare. Se una legalizzazione non può essere eseguita, per esempio perché il documento non è autentico, saranno addebitate tasse pari al 75 % degli importi nominati.
La traduzione di un documento non è un atto pubblico e quindi non è soggetto alla legalizzazione. Rappresentanze diplomatiche all’estero possono solo autenticare la firma del traduttore. La correttezza della traduzione non viene confermata.
No, un documento rilasciato da una rappresentanza diplomatica non è soggetto a nessuna legalizzazione da parte delle rappresentanze italiane all’estero. Neanche il Ministero degli Affari Esteri possiede la competenza di autenticare l’autenticità di tali documenti.
L’Italia è uno stato contraente della Convenzione Europea del 7 giugno 1968 per la dispensa di atti formati da rappresentanti diplomatici o consolari dalla legalizzazione. Perció i documenti emessi in un paese membro della Convenzione vengono riconosciuti in Italia senza autenticazione aggiuntiva.
Questi stati includono:
- Austria
- Belgio
- Cipro
- Estonia
- Francia
- Germania
- Grecia
- Gran Bretagna
- Irlanda
- Liechtenstein
- Lussemburgo
- Moldavia
- Norvegia
- Paesi Bassi
- Polonia
- Portogallo
- Repubblica Ceca
- Romania
- Svezia
- Svizzera
- Spagna
- Turchia
